Cư dân thanh toán bất cứ lúc nào. Hệ thống quản lý cũng cần hoạt động 24/7.

Đối với ban quản lý tòa nhà, chung cư hay đơn vị vận hành căn hộ cho thuê, việc thu phí hàng tháng tưởng như đơn giản nhưng thực tế lại tạo ra rất nhiều công việc:

• Lập danh sách phí dịch vụ cho từng căn hộ.

• Gửi thông báo và nhắc thanh toán.

• Theo dõi cư dân đã thanh toán hay chưa.

• Kiểm tra hàng trăm, thậm chí hàng nghìn giao dịch ngân hàng.

• Đối soát khoản tiền với từng căn hộ.

• Cập nhật công nợ.

• Xuất hóa đơn điện tử.

• Gửi hóa đơn đến cư dân.

Vấn đề lớn nhất là cư dân không thanh toán theo giờ hành chính.

Có người thanh toán vào buổi tối sau khi đi làm về. Có người thanh toán vào ngày nghỉ, cuối tuần. Thậm chí có những giao dịch phát sinh lúc 10 giờ đêm, 12 giờ đêm hoặc rạng sáng.

Trong khi đó, việc quản lý doanh thu và lập hóa đơn cần được thực hiện đúng thời điểm theo quy định áp dụng cho từng loại giao dịch và mô hình cung cấp dịch vụ. Đối với dịch vụ, nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn gắn với thời điểm hoàn thành dịch vụ; trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì có quy định về thời điểm lập hóa đơn tương ứng. Một số hoạt động đặc thù có quy định riêng về đối soát và thời hạn lập hóa đơn.

Chính vì vậy, nếu vẫn quản lý thủ công, ban quản lý phải luôn có người trực để kiểm tra giao dịch, cập nhật công nợ và xử lý hóa đơn.

Đây chính là khoảng trống mà công nghệ tự động hóa có thể giải quyết.

BLUECOM – VietQR: Tự động hóa 100% quy trình thu phí

Bluecom – VietQR xây dựng giải pháp quản lý thu phí dành cho:

• 🏢 Tòa nhà văn phòng

• 🏬 Chung cư

• 🏠 Căn hộ cho thuê

• 🏘️ Khu đô thị

• 🏡 Nhà trọ và hệ thống bất động sản cho thuê

• 🏢 Đơn vị quản lý, vận hành bất động sản

Mục tiêu là biến toàn bộ quy trình:

Nhắc phí → Thu tiền → Xác nhận thanh toán → Đối soát → Cập nhật công nợ → Xuất hóa đơn → Lưu trữ

thành một quy trình tự động 24/7.

🔄 Quy trình hoạt động tự động

1. Tạo phí và danh sách phải thu

Ban quản lý thiết lập:

• Phí quản lý.

• Phí dịch vụ.

• Tiền thuê.

• Tiền điện.

• Tiền nước.

• Phí gửi xe.

• Các khoản phí phát sinh khác.

Hệ thống tự động tạo danh sách công nợ theo từng:

Tòa nhà → Tầng → Căn hộ → Cư dân/khách thuê.

2. Tự động gửi yêu cầu thanh toán

Khi đến kỳ thu phí, hệ thống có thể tự động gửi thông báo thanh toán đến cư dân.

Ví dụ:

Thông báo thanh toán tháng 06/2026
Căn hộ: A1208
Tổng phí cần thanh toán: 2.450.000 VNĐ
Hạn thanh toán: 05/07/2026

Quét mã VietQR để thanh toán ngay.

Cư dân chỉ cần mở điện thoại và quét mã QR hoặc bấm vào đường link thanh toán.

Không cần nhập số tài khoản.
Không cần nhập số tiền.
Không cần ghi nội dung chuyển khoản phức tạp.

3. Cư dân thanh toán bất kỳ lúc nào

Đây là điểm quan trọng nhất.

Cư dân có thể thanh toán:

🌙 Buổi tối
🎉 Ngày lễ
📅 Cuối tuần
🕛 Nửa đêm
🌅 Sáng sớm

Hệ thống không cần chờ nhân viên kế toán hoặc ban quản lý đăng nhập để kiểm tra.

Hệ thống hoạt động liên tục 24/7.

4. Tự động nhận biết giao dịch và đối soát

Ngay khi giao dịch thanh toán được ghi nhận, hệ thống VietQR có thể tự động xác định:

• Ai đã thanh toán?

• Thanh toán cho căn hộ nào?

• Thanh toán khoản phí nào?

• Số tiền có đúng hay không?

• Thanh toán đủ hay thiếu?

• Có giao dịch trùng hay không?

Sau đó, trạng thái công nợ được cập nhật tự động:

Chưa thanh toán → Đã thanh toán → Đã đối soát

Giảm đáng kể việc nhân viên phải:

Mở ứng dụng ngân hàng → kiểm tra giao dịch → copy nội dung → tìm căn hộ → cập nhật Excel → cập nhật phần mềm.

⚡ Một giao dịch – toàn bộ hệ thống tự động xử lý

Ví dụ:

23:58 – Cư dân căn A1208 thanh toán phí dịch vụ.

Hệ thống tự động thực hiện:

Cư dân thanh toán

↓

VietQR nhận thông tin giao dịch

↓

Xác định căn hộ và khoản phí

↓

Đối soát tự động

↓

Cập nhật trạng thái đã thanh toán

↓

Kích hoạt quy trình hóa đơn

↓

Xuất hóa đơn điện tử theo cấu hình và quy định áp dụng

↓

Gửi hóa đơn cho cư dân

↓

Lưu trữ và tra cứu

Không cần nhân viên trực lúc 23:58.

🧾 Tự động xuất hóa đơn điện tử 24/7

Sau khi thanh toán được xác nhận và đáp ứng điều kiện xuất hóa đơn theo quy trình của đơn vị, hệ thống có thể tự động chuyển dữ liệu sang hệ thống hóa đơn điện tử.

Thông tin có thể được lấy trực tiếp từ dữ liệu quản lý:

• Tên khách hàng.

• Mã số thuế.

• Thông tin căn hộ.

• Nội dung dịch vụ.

• Kỳ thu phí.

• Số tiền.

• Thuế suất.

• Thông tin thanh toán.

Quy trình có thể được cấu hình:

Thanh toán thành công → Xác nhận → Xuất hóa đơn → Ký số → Gửi hóa đơn.

Việc xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn cần được cấu hình phù hợp với loại dịch vụ và mô hình kinh doanh của đơn vị, dựa trên quy định pháp luật hiện hành.

📊 Ban quản lý nhìn thấy toàn bộ tình hình theo thời gian thực

Một màn hình quản trị tập trung có thể hiển thị:

Thay vì phải tổng hợp nhiều file Excel, ban quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động trên một hệ thống.

🎯 Lợi ích cho ban quản lý tòa nhà

Giảm nhân sự xử lý thủ công

Hệ thống tự động thực hiện các công việc lặp lại:

• Gửi thông báo.

• Nhắc phí.

• Nhận thanh toán.

• Đối soát.

• Cập nhật công nợ.

• Chuẩn bị dữ liệu hóa đơn.

Cư dân thanh toán thuận tiện hơn

Cư dân chỉ cần:

Nhận thông báo → Quét QR → Thanh toán.

Đối soát minh bạch

Mỗi giao dịch được liên kết với:

• Căn hộ.

• Khoản phí.

• Mã giao dịch.

• Thời gian thanh toán.

• Trạng thái đối soát.

Hoạt động 24/7

Không phụ thuộc vào:

• Giờ hành chính.

• Ngày nghỉ.

• Cuối tuần.

• Nhân viên trực hệ thống.

🚀 Bluecom – VietQR cung cấp giải pháp hoàn toàn miễn phí cho người dùng

Bluecom – VietQR xây dựng hệ thống với mục tiêu giúp các ban quản lý bất động sản dễ dàng chuyển đổi sang mô hình vận hành số.

Giải pháp hướng tới:

Nhắc phí tự động – Thu phí tự động – Đối soát tự động – Xuất hóa đơn tự động.

Toàn bộ quy trình có thể được kết nối thành một chuỗi vận hành thống nhất.

6 bước tự động hóa

① Tạo kỳ phí
↓
② Tự động gửi yêu cầu thanh toán
↓
③ Cư dân thanh toán qua VietQR
↓
④ Hệ thống tự động đối soát
↓
⑤ Cập nhật công nợ theo thời gian thực
↓
⑥ Tự động xử lý quy trình hóa đơn điện tử và lưu trữ

Không chỉ là phần mềm quản lý. Đây là một hệ thống vận hành tự động.

Trong mô hình quản lý truyền thống:

Cư dân thanh toán → Nhân viên kiểm tra → Kế toán đối soát → Cập nhật dữ liệu → Xuất hóa đơn

Trong mô hình tự động hóa của Bluecom – VietQR:

Cư dân thanh toán → Hệ thống tự động xử lý.

Con người không còn phải thực hiện những công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày.

Thay vào đó, ban quản lý có thể tập trung vào:

• Nâng cao chất lượng dịch vụ.

• Chăm sóc cư dân.

• Quản lý vận hành.

• Phát triển tòa nhà và bất động sản.

BLUECOM – VietQR

Quản lý thu phí thông minh – Vận hành tự động 24/7

Nhắc phí tự động.
Thanh toán mọi lúc.
Đối soát tự động.
Hóa đơn điện tử theo quy trình được cấu hình phù hợp.
Tất cả trên một hệ thống.